CFO Agenda - Shared Service Centers: Στην υπηρεσία της Οικονομικής Διεύθυνσης και του σύγχρονου επιχειρείν

Παρασκευή, 18 Αυγούστου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Software & systems

Shared Service Centers: Στην υπηρεσία της Οικονομικής Διεύθυνσης και του σύγχρονου επιχειρείν

2 Ιανουαρίου 2014 | 10:47 Γράφει η Αγγελική  Κορρέ Topics: Outsourcing

Η διεθνής εμπειρία έχει αποδείξει την αξία και τη χρησιμότητα των shared service centers για τις back office, οικονομικές κυρίως, λειτουργίες. Σήμερα, μέσα στο πλαίσιο των συνεχώς μεταβαλλόμενων συνθηκών, φαίνεται να διαπιστώνεται η ανάγκη διεύρυνσης του μοντέλου των shared services και σε άλλες λειτουργίες, με πολλαπλά οφέλη τα οποία φυσικά και δεν περιορίζονται στη μείωση του κόστους, αλλά αφορούν στην ευελιξία και τη μεγιστοποίηση της απόδοσης του οργανισμού.

Κάποτε, ο κόσμος ήταν πιο απλός για τους Οικονομικούς Διευθυντές. Ο ρόλος της οικονομικής διεύθυνσης ήταν σαφής: να διατηρεί χαμηλά τα κόστη και να διανέμει τα κονδύλια για τη χρηματοδότηση της ανάπτυξης, ενώ έκλεινε τα βιβλία με ακριβή τρόπο. Εργαζόμενοι σε μεγάλο βαθμό εντός των συνόρων και ασχολούμενοι με γνωστές και προβλέψιμες αγορές, οι CFOs κεντρικοποίησαν και ενοποίησαν την οικονομική λειτουργία, μειώνοντας τα κόστη και διατηρώντας αυστηρούς εσωτερικούς ελέγχους. Σημαντικό ρόλο σε αυτή την προσπάθεια διαδραμάτισαν τα shared services.

Κεντρικοποιώντας τις back-office λειτουργίες, οι Οικονομικοί Διευθυντές μείωσαν τις δαπάνες, ενώ ταυτόχρονα διατήρησαν ένα ομοιόμορφο και ενιαίο επίπεδο ποιότητας σε όλο τον οργανισμό. Ωστόσο, με το πέρασμα του χρόνου, καθώς οι εταιρείες διεύρυναν τις δραστηριότητές τους σε παγκόσμιο επίπεδο και καθώς τα shared services απέδειξαν την αξία που μπορούσαν να προσδώσουν, το μοντέλο άρχισε να αλλάζει.

Εν έτει 2013, ολοένα και περισσότερες εταιρείες επανεξετάζουν το μοντέλο και μετατρέπουν τα λειτουργικά, εστιασμένα στο back-office, shared service centers σε παγκοσμίως ενοποιημένους business-services οργανισμούς, που περιλαμβάνουν ολοκληρωμένες διαδικασίες υποστήριξης για περισσότερες λειτουργίες, όπως η διαχείριση των ανθρώπινων πόρων, η Πληροφορική, το procurement, η εξυπηρέτηση πελατών, το μάρκετινγκ και άλλα.

Νέες ανάγκες και διαφορετικές συνθήκες
Οι παράγοντες, οι οποίοι οδηγούν τους CFOs να ακολουθήσουν μια νέα προσέγγιση όσον αφορά στα shared services είναι πολλοί. Για παράδειγμα, η παγκοσμιοποίηση, η συνεχιζόμενη οικονομική αστάθεια, αλλά και οι τεράστιες αλλαγές που έχουν συντελεστεί στον επιχειρηματικό κόσμο και έχουν μεταμορφώσει το εμπόριο. Οι εφοδιαστικές αλυσίδες εκτείνονται, πλέον, σε ολόκληρο τον κόσμο και οι Οικονομικοί Διευθυντές προσπαθούν να διαχειριστούν τους κινδύνους και να αναλύσουν την κερδοφορία σε ένα ευρύ φάσμα παγκόσμιων αγορών.

Οι αποκλίνοντες ρυθμοί οικονομικής ανάπτυξης, οι διαφορετικές προτιμήσεις των καταναλωτών, τα ποικίλα ανταγωνιστικά περιβάλλοντα, τα διαφορετικά νομίσματα, οι διαφορετικές κουλτούρες, τα διαφορετικά φορολογικά συστήματα και κανονισμοί απαιτούν διαδικασίες διαχείρισης και λειτουργικά μοντέλα τέτοια που να μπορούν να προσαρμοστούν γρήγορα σε καινούργιες στρατηγικές και στις μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς.

Αντί να εστιάζουν στις σχετικά εύπορες, αλλά πιο αργά αναπτυσσόμενες αγορές της Βορείου Αμερικής και της Δυτικής Ευρώπης, οι οποίες οδήγησαν την παγκόσμια οικονομική ανάπτυξη για περισσότερο από μισό αιώνα, οι σύγχρονοι οργανισμοί καλούνται να επιφέρουν κερδοφορία σε ένα ευρύ φάσμα αγορών με πολύ διαφορετικές μεταξύ τους απαιτήσεις για την επιτυχία. Για παράδειγμα, μια εταιρεία καταναλωτικών αγαθών που θέλει να επιχειρήσει στην Ινδία, ίσως χρειαστεί να συνεργαστεί με εκατοντάδες από τις χιλιάδες μικρούς, ανεξάρτητους λιανέμπορους προκειμένου να προσεγγίσει τους πιθανούς πελάτες σε ολόκληρη τη χώρα.

Για να ανταποκριθούν λοιπόν στις σύγχρονες προκλήσεις, οι εταιρείες θα πρέπει να μπορούν γρήγορα να εισέρχονται ή να εξέρχονται σε αγορές, να προχωρούν σε εξαγορές, να προσαρμόζουν τα προγράμματα μάρκετινγκ και προώθησης ώστε να ανταποκρίνονται στις αλλαγές της καταναλωτικής συμπεριφοράς και να ανακατανέμουν πόρους σε αγορές υψηλής ανάπτυξης, ενώ συνεχίζουν να είναι κερδοφόρες και να διατηρούν τον έλεγχο. Για όλα αυτά απαιτείται η απόκτηση της μέγιστης δυνατής ευελιξίας και η ταχύτατη πρόσβαση σε αξιοποιήσιμη πληροφορία, όχι μόνο στις βασικές διαδικασίες συναλλαγών, αλλά και σε υψηλής αξίας διαδικασίες διαχείρισης της απόδοσης και επιχειρηματικής ανάλυσης.

Ωστόσο, συχνά, αυτού του είδους τα δεδομένα βρίσκονται συχνά αποθηκευμένα σε οργανωτικά silos και μπορεί όσοι τα χρειάζονται να μην μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά. Ιδανικά, μια εταιρεία θα πρέπει να είναι σε θέση να παρέχει τα analytics, τις υποδομές, τις αρχές και την εμπειρία που απαιτούνται για να αντιμετωπίσει την αστάθεια στις αγορές και τους σχετικούς κινδύνους. Για να επιτευχθεί αυτός ο στόχος, οι μεγαλύτερες εταιρείες διευρύνουν το μοντέλο των shared services, μετατρέποντάς το σε ένα παγκοσμίως ενοποιημένο μοντέλο επιχειρηματικών υπηρεσιών.

Νέα προσέγγιση, νέες επιδιώξεις
Τα shared service centers έχουν γίνει λοιπόν ιδιαίτερα δημοφιλή τα τελευταία χρόνια, καθώς οι εταιρείες επιδιώκουν να κεντρικοποιήσουν τις επιχειρηματικές λειτουργίες και να μειώσουν το κόστος. Όμως, όπως δείχνει πρόσφατη μελέτη της SunGard, που διεξήχθη το πρώτο τρίμηνο του 2013, οι εταιρείες σήμερα στρέφονται προς μια πιο κεντρικοποιημένη προσέγγιση όσον αφορά στις υπηρεσίες για λόγους που δεν έχουν να κάνουν μόνο με τη μείωση του κόστους.

Το 21,2% των ερωτηθέντων που συμμετείχαν στην έρευνα -Οικονομικοί Διευθυντές και άλλα ανώτερα στελέχη από όλο τον κόσμο- δηλώνει ότι η προτυποποίηση των λειτουργιών ήταν ο πρωταρχικός παράγοντας που οδήγησε στην ανάπτυξη ενός shared service center, ποσοστό σχεδόν διπλάσιο από το 11,8%, σε αντίστοιχη έρευνα του 2010. Φυσικά, σχεδόν οι μισοί από τους συμμετέχοντες εξακολουθούν να επιλέγουν τη μείωση του κόστους ως τον πρωταρχικό λόγο.

Ακόμα, στην έκθεση της έρευνας σημειώνεται ότι η χρήση των shared services αφορά «πλέον στην ενίσχυση των ελέγχων, την παράδοση υπηρεσιών υψηλού επιπέδου και στη βελτίωση της διαχείρισης των ελεύθερων ταμειακών ροών». Διαπιστώνεται λοιπόν, σύμφωνα με την έρευνα, μία μεταβολή των επιδιώξεων μιας εταιρείας όσον αφορά τα shared services, πέρα από τη λογική της εξοικονόμησης χρημάτων. Όπως επισημαίνει και ο C.J. Wimley, COO της SunGard «Μέχρι πριν από πέντε χρόνια, τα shared service centers συνδέονταν μόνο με τη μείωση των δαπανών, αλλά σήμερα οι εταιρείες διαπιστώνουν ή επιδιώκουν οφέλη που σχετίζονται με τη βελτίωση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας».

Επιπλέον, η ορατότητα (visibility) των shared service centers φαίνεται να κερδίζει έδαφος σε διάφορους τομείς των επιχειρήσεων, γεγονός που εξηγεί περαιτέρω τη διεύρυνση της χρήσης τους. Περίπου οι μισοί από τους συμμετέχοντες είπαν ότι στελέχη εκτός της οικονομικής διεύθυνσης είναι αυτοί που επιβλέπουν τα shared services centers. Σύμφωνα με την έρευνα, αυτή η τάση είναι πιο διαδεδομένη ανάμεσα στις εταιρείες που έχουν δημιουργήσει ή σκέφτονται να δημιουργήσουν ένα shared services center.

Τα ανώτερα στελέχη προσεγγίζουν σήμερα την ιδέα των shared services με μια περισσότερο στρατηγική εστίαση. Αντί να κοιτούν μόνο το επίπεδο της μείωσης των δαπανών που θα επιφέρουν αυτά τα κέντρα - βασική προτεραιότητα εν μέσω οικονομικής κρίσης-, οι εταιρείες συνειδητοποιούν πια ότι δεν έχει να κάνει μόνο με το κόστος, αλλά με την επιθυμία βελτίωσης του επιχειρείν και τη μεγιστοποίηση της απόδοσης.

Όταν οι εταιρείες αναπτύσσουν shared service centers, η λογιστική αποδοτικότητα είναι μία από τις κύριες χρήσεις τους. Οι βασικές λογιστικές λειτουργίες φαίνεται ότι εμπίπτουν περισσότερο στα shared service centers, ανάμεσα στις εταιρείες που συμμετείχαν στην έρευνα, σε σχέση με το treasury, τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων και τις υπηρεσίες Πληροφορικής. Περισσότερο από το 80% των εταιρειών που συμμετείχαν στην έρευνα, διαχειρίζονται τις λειτουργικότητες των πληρωτέων και εισπρακτέων λογαριασμών τους σε κεντρικοποιημένα περιβάλλοντα.

Από την άλλη, μόλις το 47,9% των εταιρειών έχουν τις treasury λειτουργίες τους σε ένα shared service center. Τέλος το 54,8% των εταιρειών τοποθετεί τις υπηρεσίες ανθρωπίνων πόρων και Πληροφορικής σε shared service centers. H έκθεση αναφέρει ότι η διασπάθιση της ευθύνης των πληρωμών ανάμεσα στις θυγατρικές μπορεί να επιφέρει μεγαλύτερα κόστη συναλλαγών και θα μπορούσε τελικά να οδηγήσει ακόμα και σε αύξηση του κινδύνου απάτης. Όμως η κεντρικοποίηση των πληρωμών μπορεί να μειώσει τις αμοιβές και τα κόστη υποδομής που απαιτούνται για να υποστηρίξουν κάθε επιμέρους, τοπικής ομάδας, επιτρέποντας ταυτόχρονα στις θυγατρικές να διατηρούν την ανεξαρτησία τους σε ένα συγκεκριμένο εύρος λειτουργιών και διαδικασιών. Τέλος, πάντα σύμφωνα με την έρευνα, οι βιομηχανικές εταιρείες αποτέλεσαν τους πρωτοπόρους στην υιοθέτηση του μοντέλου shared service center.

CFO Agenda (T. 027)
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο CFO Agenda Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Τρόφιμα – Ποτά

Τηλεπικοινωνίες

Goverment

Τουρισμός

Ηλεκτρικά - Ηλεκτρονικά Είδη

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Πληροφορική

Μεταφορές / Logistics

Ενέργεια / Περιβάλλον

Κατασκευές

Sales

Ναυτιλία

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778