CFO Agenda - Managed Print Services: Εκτυπώσεις... ΅ε οφέλη

Παρασκευή, 18 Αυγούστου 2017

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Software & systems

Managed Print Services: Εκτυπώσεις... ΅ε οφέλη

24 Απριλίου 2013 | 09:34 Γράφει η Αγγελική  Κορρέ Topics: Cost management,Services,Ενέργεια / Περιβάλλον

Οι παράγοντες που δίνουν δυναμική ώθηση στην αγορά των Managed Print Services (MPS) είναι πολλοί. Πέρα από την καθολική επιθυμία για μείωση των δαπανών, η επιτυχία των έργων που έχουν ήδη ολοκληρωθεί, ωθεί ολοένα και περισσότερες επιχειρήσεις στη λογική των Managed Print Services.

Μελέτες δείχνουν ότι η αποτελεσματική διαχείριση των εκτυπώσεων μπορεί να μειώσει το συνολικό κόστος κατά 10-30%, αντιστοιχώντας σε εξοικονόμηση 0,6-2% επί του κύκλου εργασιών των επιχειρήσεων. Προκειμένου, όμως, να επιτευχθεί κάτι τέτοιο, πρέπει να εφαρμοστεί ένα συγκεκριμένο πλάνο σχετικά με τη διαχείριση ολόκληρου του εκτυπωτικού στόλου.

Αυτό ακριβώς είναι που προσφέρουν τα Managed Print Services (MPS), οι υπηρεσίες διαχείρισης εκτυπώσεων, που έχουν ως στόχο να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις στη διαχείριση των εκτυπώσεών τους, προκειμένου να μειωθούν τα κόστη και οι δαπάνες που δημιουργούνται από την κακή χρήση τους, αλλά και να βελτιώσουν την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα.

Το εκτυπωτικό κόστος
’μεσος, και ίσως σημαντικότερος, στόχος μέσω της υιοθέτησης υπηρεσιών διαχείρισης εκτύπωσης, είναι η μείωση του εκτυπωτικού κόστους. Και, σύμφωνα με παλιότερη έρευνα του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών, η μείωση κόστους που μπορούν να προσφέρουν τα Managed Print Services -MPS είναι σημαντική.

Oι υπηρεσίες διαχείρισης εκτυπώσεων (ΜPS) ήδη εφαρμόζονται με επιτυχία τόσο διεθνώς όσο και σε ελληνικές επιχειρήσεις, οι οποίες χρησιμοποιώντας τις υπηρεσίες αυτές κατάφεραν όχι μόνο άμεση εξοικονόμηση εκτυπωτικού κόστους αλλά και μετάβαση σε ένα πλήρως διαφανές και ελεγχόμενο περιβάλλον διαχείρισης του κόστους αυτού.

Σύμφωνα με τη μελέτη, η αποτελεσματική διαχείριση των εκτυπώσεων μπορεί να μειώσει το συνολικό κόστος κατά 10%-30%, ποσοστό που αντιστοιχεί σε εξοικονόμηση έως και 2% επί του συνολικού κύκλου εργασιών των επιχειρήσεων. Είναι γεγονός, ότι η μέση επιχείρηση δαπανά ετησίως περισσότερο από το 6% του κύκλου εργασιών της σε κόστη εκτυπώσεων. Τα κόστη αυτά μπορούν να φτάσουν ακόμα και το 15% επί του κύκλου εργασιών σε κλάδους με υψηλές εκτυπωτικές ανάγκες, όπως για παράδειγμα οι διαφημιστικές και νομικές υπηρεσίες.

Ακόμα σημαντικότερο είναι το γεγονός ότι 9 στις 10 επιχειρήσεις δεν γνωρίζουν το συνολικό κόστος των εκτυπώσεων που παράγουν, καθώς στην πλειοψηφία των περιπτώσεων οι επιχειρήσεις δεν έχουν εγκατεστημένα συστήματα (πληροφορικής ή επιχειρηματικών διαδικασιών) τα οποία να τους επιτρέπουν να παρακολουθούν το συνολικό κόστος των εκτυπώσεών τους.Σε ότι αφορά τη συντήρηση των μηχανημάτων και την ανατροφοδότησή τους με αναλώσιμα υλικά, επιβαρύνεται σημαντικά το κόστος προμηθειών και το κόστος τήρησης αποθέματος.

Σύμφωνα με τη μελέτη, πολλά μηχανήματα παραγωγής εγγράφων παραμένουν αδρανή ή αχρησιμοποίητα, ο αριθμός των μηχανημάτων ανά χρήστη (printers per user) είναι αδικαιολόγητα υψηλός, οι εκτυπούμενες σελίδες ανά χρήστη (pages per user) το ίδιο, ενώ απουσιάζουν πολιτικές διαχείρισης εκτυπώσεων (π.χ. εκτυπώσεις διπλής όψης, μονόχρωμες/πρόχειρες εκτυπώσεις), οι οποίες θα μπορούσαν να μειώσουν σημαντικά τα συνολικά κόστη.

Σύμφωνα με τη διεθνή εμπειρία, μόνο 1 στις 4 επιχειρήσεις έχει εξετάσει πιθανές λύσεις για την αντιμετώπιση του προβλήματος. Πέρα από τα εμφανή κόστη (απόκτηση μηχανημάτων, λειτουργία, αναλώσιμα), υπάρχουν ακόμη περισσότερα κρυμμένα κόστη (εγκατάσταση, ενημερώσεις, συντήρηση, λογισμικό, κ.ά.) τα οποία μάλιστα αποτελούν το 90% του συνολικού κόστους χρήσης των συστημάτων εκτύπωσης μίας επιχείρησης. Το αποτέλεσμα είναι αυξημένο κόστος και μειωμένη αποτελεσματικότητα, ενώ υπάρχει και θέμα με την ασφάλεια των εγγράφων.

...και το οικολογικό
Η εκτυπωτική δραστηριότητα των εταιρειών, εκτός από σημαντικό κόστος, έχει και τεράστιες επιπτώσεις στο περιβάλλον. Ο μέσος εργαζόμενος γραφείου καταναλώνει 10.000 σελίδες χαρτιού το χρόνο. Αν αναλογιστούμε ότι απαιτείται το 60% ενός δέντρου για να παραχθεί ένα κουτί χαρτιού, κάθε εργαζόμενος γραφείου καταναλώνει περίπου 1,2 δέντρα το χρόνο.

Προσθέστε σε αυτό και την εκπομπή διοξειδίου του άνθρακα από τα εργοστάσια παραγωγής χαρτιού και πολλαπλασιάστε το με τον αριθμό των εργαζομένων στην εταιρεία σας και μπορείτε να αντιληφθείτε ότι η εκτύπωση έχει τεράστιες επιπτώσεις στο περιβάλλον.Οι εκτυπωτές και τα φωτοτυπικά μηχανήματα επίσης καταναλώνουν τεράστιες ποσότητες ηλεκτρικής ενέργειας, καθώς χρησιμοποιούν θερμική ενέργεια κατά τη διαδικασία εκτύπωσης για τη διάχυση του μελανιού στο χαρτί. Οι εκτυπωτές είναι από τις πιο ενεργοβόρες συσκευές σε ένα γραφείο.

Και δεν τελειώνει εδώ. Τα αναλώσιμα των εκτυπωτών έχουν επίσης περιβαλλοντικές επιπτώσεις. Η μέση κασέτα εκτυπωτή απαιτεί τρία λίτρα πετρελαίου να παραχθεί. Αν δε, δεν ανακυκλωθεί, η φυσική του αποσύνθεση χρειάζεται περισσότερα από 1000 χρόνια.

Από τη θεωρiα στην πράξη
Μπορεί οι στρατηγικές προσέγγισης των επιμέρους προμηθευτών να διαφέρουν, ωστόσο ο βασικός στόχος κάθε εταιρείας που προχωρά σε Managed Print Services είναι κοινός και αφορά την ικανοποιητική απόδοση στην επένδυση. Η ολοένα διευρυνόμενη ποικιλία διαφορετικών τύπων μηχανημάτων (εκτυπωτών, φωτοτυπικών και πολυμηχανημάτων) αλλά και τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά κάθε μεμονωμένου μηχανήματος καθιστούν τη διαχείρισή του συνόλου τους κάτι παραπάνω από πολύπλοκη.

Για να επιλέξουν τον σωστό συνεργάτη για MPS, οι εταιρείες θα πρέπει να διερευνήσουν διεξοδικά το ποιες υπηρεσίες περιλαμβάνονται κάτω από αυτόν τον τίτλο. Αυτό ξεκινά με την προσεκτική ανάγνωση του συμβολαίου και την επίλυση των όποιων αποριών προκύπτουν από αυτό. Επειδή ακριβώς ο ορισμός που δίνει ο κάθε προμηθευτής στα Managed Print Services είναι διαφορετικός, η παραπάνω διαδικασία έχει ιδιαίτερη σημασία.Σταδιακά, η εταιρεία-πελάτης μπορεί να αποκτήσει πιο ενεργό ρόλο στη διαμόρφωση του ορισμού των MPS και να προσθέσει κάποιους δικούς της όρους και στόχους όσον αφορά τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας των εκτυπώσεων.

Τα περισσότερα έργα MPS ξεκινούν με την καταχώρηση των δεδομένων της εταιρείας σχετικά με τον όγκο των εκτυπώσεών της και τις σχετικές διαδικασίες, και συνεχίζουν με ανάλυση των στοιχείων αυτών ώστε να δημιουργηθεί μια στρατηγική εκτυπώσεων, η οποία να ανταποκρίνεται στις συνήθειες των εργαζομένων, στον καθημερινό όγκο εκτυπώσεων και στις ιδιαίτερες απαιτήσεις για χρήση εξειδικευμένης τεχνολογίας. Παράλληλος στόχος είναι σαφώς η μείωση του χρόνου κατά τον οποίο τα μηχανήματα βρίσκονται εκτός λειτουργίας, αλλά και του συνολικού κόστους χρήσης του εξοπλισμού.

Τα MPS μπορεί κανείς να τα προσεγγίσει από πολλές διαφορετικές οπτικές, αλλά ο γενικός στόχος παραμένει πάντα ο ίδιος: η μείωση των δαπανών μέσα από την πιο ορθή χρήση και διαχείριση του εξοπλισμού. Η βασική μεταβολή που πρέπει να γίνει, είναι φυσικά, η αλλαγή διάθεσης. Οι επιχειρήσεις αξίζει να εφαρμόσουν νέες ιδέες ως προς το διαχειριζόμενο περιβάλλον, προκειμένου να αποκομίσουν τα μέγιστα από ένα ολοκληρωμένο σύστημα μηχανημάτων και λογισμικού εκτυπώσεων, το οποίο θα μπορεί να αξιοποιείται με ευκολία από όλο το ανθρώπινο δυναμικό της επιχείρησης.

Για την πρακτική εφαρμογή υπηρεσιών Managed Print Services ακολουθούνται συνήθως τα εξής βήματα:
1. Ανάλυση: Χωροθέτηση χρηστών και μηχανημάτων, ώστε να αποτυπωθεί η υπάρχουσα κατάσταση και να εξειδικευτούν οι ανάγκες. Βασικό μέλημα αποτελεί τόσο η ανάλυση των χαρακτηριστικών του υπάρχοντος εκτυπωτικού στόλου (πλήθος, μοντέλα, ηλικία κ.λπ.) όσο και η αποτύπωση των εκτυπωτικών αναγκών των χρηστών.
2. Σχεδιασμός: Ανακαθορισμός του στόλου, της χωροθέτησης και των διαδικασιών, ώστε να εξυγιανθεί το εκτυπωτικό σύστημα της επιχείρησης. Επίσης, σημαντικός είναι ο καθορισμός λεπτομερών στόχων εκτιμώμενων ωφελειών από πλευράς κόστους, χώρου και χρόνου και μείωσης του Συνολικού Κόστους Ιδιοκτησίας (TCO).
3. Καθορισμός Συμβολαίου: Στο τελευταίο βήμα τίθενται οι ακριβείς παράμετροι της συνεργασίας για την παροχή υπηρεσιών MPS ως προς τη διάρκεια του συμβολαίου, τον τρόπο τιμολόγησης, την παροχή help-desk για τεχνική υποστήριξη, επιδιόρθωση βλαβών και άμεση ανατροφοδότηση σε αναλώσιμα, την παροχή αυτοματοποιημένων εργαλείων για εξ αποστάσεως έλεγχο (παροχή πληροφοριών στον πελάτη σχετικά με το συμβόλαιό του, παραγωγή αναφορών just-in-time από τους ίδιους τους χρήστες, προσδιορισμό του πραγματικού συνολικού κόστους ιδιοκτησίας, κ.ά.).

MPS: Το επόμενο βήμα
Με την ανάππτυξη του mobility, του BYOD (bring your own device), του cloud computing και των big data, βλέπουμε τον ψηφιακό μας κόσμο να συγκρούεται με τον ‘χάρτινο’ κόσμο. Αυτό σημαίνει ότι οι εταιρείες χρειάζονται καλύτερη πρόσβαση στην πληροφορία περισσότερο από ποτέ στο παρελθόν.Οι ειδικοί υποστηρίζουν ότι τα Managed Print Services μπορούν να βοηθήσουν στην ανάδειξη και αξιοποίηση της σωστής πληροφορίας. Τα Managed Print Services έχουν τη δυνατότητα να συμβάλουν στο μετασχηματισμό των επιχειρήσεων, προχωρώντας πέρα από την απλή εκτύπωση στις επιχειρηματικές διαδικασίες και το 2013 είναι η χρονιά που θα αρχίσουμε να το βλέπουμε να συμβαίνει. 

Έρευνα της Quocirca δείχνει ότι περισσότερες από το 50% των μεγάλων επιχειρήσεων (με περισσότερους από 1000 υπαλλήλους) έχουν ήδη αναπτύξει κάποιο είδος Managed Print Services. Πολλές από αυτές βρίσκονται ήδη στη δεύτερη ή ακόμα και στην τρίτη υλοποίηση MPS, κάτι που σημαίνει ότι πλέον οι εταιρείες αναζητούν περισσότερες εξοικονομήσεις και λειτουργικότητες αλλά και μεγαλύτερη αποδοτικότητα.

Παρακάτω παραθέτουμε κάποιους τρόπους με τους οποίους μπορούν τα παραπάνω να επιτευχθούν:
1. Πολλές εταιρείες εξακολουθούν να βασίζονται πολύ στο χαρτί για να υποστηρίξουν τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες – είτε πρόκειται για οικονομικές και λογιστικές διαδικασίες ή για το HR. Τα Managed Print Services μπορούν να βοηθήσουν στην έξυπνη οργάνωση της πληροφορίας που προέρχεται τόσο από το χαρτί όσο και από ηλεκτρονικές πηγές και με αυτόν τον τρόπο να τις καταστήσουν πιο άμεσα προσβάσιμες στο ανθρώπινο δυναμικό, εντός και εκτός του χώρου γραφείου.

2. Ένας από τους πιο σημαντικούς τρόπους για την ενίσχυση της μείωσης των δαπανών και την αύξηση της παραγωγικότητας τέτοιων επιχειρηματικών διαδικασιών είναι η περαιτέρω αξιοποίηση των πολυμηχανημάτων (multi-functional printers – MFPs). Η χρήση των MFP περιορίζεται συχνά στην εκτύπωση, τη δημιουργία αντιγράφων και τη σάρωση (σκανάρισμα) εγγράφων. Ωστόσο, αυτές οι συσκευές αποτελούν πολύ εξελιγμένους κόμβους διαχείρισης εγγράφων, με δυνατότητες σύλληψης, καθορισμού διαδρομής και αρχειοθέτησης εγγράφων.

Τα έγγραφα μπορούν να σαρωθούν απευθείας σε ηλεκτρονικά συστήματα – είτε πρόκειται για ένα σύστημα ERP, ένα σύστημα ECM (Electronic Content Management), ή ακόμα και συστήματα που βασίζονται στο cloud όπως το Dropbox ή το Office 365. Με αυτόν τον τρόπο η διαχείριση της πληροφορίας γίνεται ευκολότερη και κατ’επέκταση μπορεί να συμβάλει στην αύξηση της παραγωγικότητας, τη μείωση των δαπανών και την προαγωγή της μετάβασης στο “paperless office”.

3. Κάποιοι πάροχοι Managed Print Services είναι σε θέση να παρέχουν ολοκληρωμένο outsourcing επιχειρηματικών διαδικασιών. Η χρήση ενός παρόχου για τα Managed Print Services και Business Process Services προσφέρει τη δυνατότητα παροχής περαιτέρω εξοικονόμησης, αύξησης της παραγωγικότητας καθώς και να επιτρέψει αυστηρότερες διαδικασίες και οικονομικούς ελέγχους μέσω καλύτερης κανονιστικής συμμόρφωσης.

CFO Agenda (T. 025)
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο CFO Agenda Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Τρόφιμα – Ποτά

Τηλεπικοινωνίες

Goverment

Τουρισμός

Ηλεκτρικά - Ηλεκτρονικά Είδη

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Πληροφορική

Μεταφορές / Logistics

Ενέργεια / Περιβάλλον

Κατασκευές

Sales

Ναυτιλία

©2017 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778