CFO Agenda - Payroll Outsourcing: Πότε και γιατί αποτελεί ΅ια καλή επιλογή

Τρίτη, 23 Οκτωβρίου 2018

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Human capital

Payroll Outsourcing: Πότε και γιατί αποτελεί ΅ια καλή επιλογή

27 Μαρτίου 2013 | 09:26 Γράφει το CFO  Editor Topics: Outsourcing,Special Reports

Σε μια εποχή που επιβάλλεται η αξιοποίηση όλων των ανθρώπινων πόρων για την επίτευξη της αποτελεσματικότητας, ανοίγει ο δρόμος για τη διερεύνηση δυνατοτήτων outsourcing, μέσω των οποίων μπορεί να δοθεί η ευκαιρία για ουσιαστικότερη ενασχόληση των στελεχών με την κύρια παραγωγική τους αποστολή. Η μισθοδοσία των εργαζομένων δεν θα μπορούσε να μην συμπεριλαμβάνεται στην ομάδα αυτή, καθώς αποτελεί μια απόλυτα ορατή επιχειρηματική διαδικασία. Το payroll outsourcing αποτελεί μία πρακτική εξασφάλισης των ορθών διαδικασιών που το χαρακτηρίζουν αλλά ταυτόχρονα και αποκόμιση προστιθέμενης αξίας σε πολλά επίπεδα.

Μια σωστή επιλογή payroll outsourcing θα πρέπει να συνδυάζει την ποιότητα με το χαμηλότερο δυνατό κόστος μέσω της εφαρμογής σύγχρονων τεχνολογικών λύσεων. Η διαδικασία της μισθοδοσίας είναι ουσιαστική και οφείλει να πραγματοποιείται με τις σωστές και απαραίτητες ασφαλιστικές δικλείδες ώστε και οι δύο πλευρές, το ανθρώπινο δυναμικό και η εκάστοτε εταιρεία, να παραμένουν ικανοποιημένες. Η ανάληψη λοιπόν της συγκεκριμένης διαδικασίας από εξωτερικούς συνεργάτες δεν μπορεί παρά να αποφέρει οφέλη αλλά και να διασφαλίσει την ορθή πραγματοποίηση των διαδικασιών.

Αρκετοί λόγοι μπορούν να οδηγήσουν στην επιλογή του outsourcing μεταξύ των οποίων οι εξής:
• Επιτρέπει στα στελέχη να επικεντρώσουν τις προσπάθειές τους στον πυρήνα των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.
• Δεν χρειάζεται να απασχολείται πλήρως κάποιος εργαζόμενος για μια δραστηριότητα που έχει μόνο κάποιες μέρες του μήνα μεγάλο φόρτο εργασίας.
• Παρέχει στις επιχειρήσεις πρόσβαση σε εξειδικευμένες παραμέτρους της μισθοδοσίας που οι εσωτερικοί συνεργάτες μπορεί να μην διαθέτουν.
• Διασφαλίζει ότι οι οργανισμοί είναι άμεσα ενημερωμένοι για όλες τις εξελίξεις και τους κανονισμούς χωρίς να χρειάζεται να επενδύουν σε εκπαίδευση ανθρώπων ή στην αγορά νέου λογισμικού.
• Επιτρέπει στις εταιρείες να μοιράζονται τον όγκο εργασίας με τον εξωτερικό πάροχο της υπηρεσίας με τέτοιο τρόπο ώστε να διευκολύνονται ή ακόμα και να τον αναθέτουν εξ’ ολοκλήρου ανάλογα με τις απαιτήσεις της δουλειάς.

Σκέψεις πριν την απόφαση
Όταν ένας οργανισμός αποφασίζει να αλλάξει τη διαδικασία του payroll υπάρχουν αρκετές παράμετροι που πρέπει να λάβει υπόψη. Τα αρμόδια στελέχη πρέπει να σκεφτούν τα χαρακτηριστικά που έχει ανάγκη κάθε εταιρεία και να βρουν τις λύσεις που καλύπτουν τις συγκεκριμένες ανάγκες.
Για τη σωστή επιλογή της λύσης μισθοδοσίας είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι όλοι οι εξωτερικοί συνεργάτες ανταποκρίνονται στις ανάγκες της. Καθώς τα στελέχη συγκεντρώνουν τις απαιτήσεις των επιχειρήσεων, πρέπει να αναλογιστούν τις λειτουργικές δυνατότητες που απαιτούνται για το σωστό μισθοδοτικό σύστημα, τα χαρακτηριστικά των παρόχων που η κάθε εταιρεία σπουδαιολογεί και τέλος το πώς σκοπεύει να υλοποιήσει τη νέα λύση.

Πιο συγκεκριμένα:
1. επιλογή του χρόνου: Οι περισσότερες επιχειρήσεις το βρίσκουν πιο εύκολο να κάνουν τη μετάβαση σε συγκεκριμένες περιόδους του έτους, για παράδειγμα στο τέλος του τριμήνου ή πιο συχνά στο τέλος του χρόνου. Αν ωστόσο για κάποια εταιρεία είναι κάποια άλλη η κατάλληλη χρονική συγκυρία, τότε θα πρέπει να ρωτήσει τον πάροχο αν υπάρχουν κάποιες παράμετροι που πρέπει να προσέξει.
2. ομάδα επιλογής: ένα από τα πιο σημαντικά θέματα που προκύπτουν νωρίς στη διαδικασία, είναι η σύσταση κάποιας ομάδας που θα βοηθήσει στην αξιολόγηση των προτάσεων. Πρέπει να διασφαλιστεί ότι η ομάδα περιλαμβάνει ανθρώπους από όλα τα τμήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία της μισθοδοσίας. Συνήθως αυτά τα στελέχη είναι από το τμήμα HR, το IT, το λογιστήριο, καθώς και από την ανώτατη διοίκηση. Πολλοί οργανισμοί πλέον αντιμετωπίζουν τις ίδιες προκλήσεις και επικεντρώνουν σε παρόμοια στοιχεία όσον αφορά τη διαχείριση μισθοδοσίας κατά τη διάρκεια σχεδιασμού και υλοποίησης της στρατηγικής τους σε αυτόν τον κλάδο, ανεξάρτητα από το μέγεθός τους.

Σύμφωνα με την έρευνα της Deloitte «2011 Payroll Operations», η πλειοψηφία των επιχειρήσεων αναζητούν τρόπους να μετατρέψουν το payroll σε μία περισσότερο αποδοτική και αποτελεσματική λειτουργία μειώνοντας, ωστόσο, ταυτόχρονα τους κινδύνους που ενέχει μία από τις πιο απαιτητικές λειτουργίες τους. Σε ποσοστό 79% οι εταιρείες αναθέτουν σε εξωτερικούς συνεργάτες έστω ένα τμήμα της διαδικασίας της μισθοδοσίας που πραγματοποιούν, ενώ σε ποσοστό 42% δίνεται αναφορά στο Οικονομικό τμήμα της εταιρείας για ενέργειες σχετικές με αυτήν τη λειτουργία και 40% στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού.

Τέλος, για το 36% των εταιρειών που συμμετείχαν στην έρευνα η τήρηση χρονοδιαγραμμάτων, η ολοκλήρωση και η μισθοδοτική ακρίβεια αποτελούν τις κύριες προκλήσεις για τη συγκεκριμένη λειτουργία ακόμη και αν έχει ανατεθεί σε κάποιον εξωτερικό συνεργάτη. Αντιλαμβάνεται λοιπόν κανείς τα τμήματα των επιχειρήσεων που εμπλέκονται στην όλη διαδικασία, το κόστος σε χρόνο και ανθρώπινους πόρους που παρατηρείται και την ανάγκη για τήρηση χρονοδιαγραμμάτων και κόστους.

Σημεία προσοχής
Η διαδικασία της μισθοδοσίας μπορεί πολλές φορές να φαντάζει δαιδαλώδης, καθώς οι παράμετροι που την ορίζουν μεταβάλλονται συνεχώς ενώ είναι αρκετές και αυτές που πρέπει να ληφθούν σοβαρά υπόψιν. Ωστόσο, τα άτομα που φέρουν ευθύνη για την ορθή και έγκυρη διεκπεραίωσή της οφείλουν να εξετάσουν δύο περιπτώσεις, τον εσωτερικό ή τον εξωτερικό συνεργάτη που θα επιλέξουν. Σε πρώτη φάση η αξιολόγηση του κόστους και των δύο περιπτώσεων είναι το πρώτο στοιχείο που μπορούν με σχετική ευκολία να προσδιορίσουν και να εξετάσουν.

Επίσης, ο φόρτος και ο όγκος εργασίας που απαιτείται για τη συγκεκριμένη λειτουργία αποτελεί σημαντική παράμετρο για την ίδια την εταιρεία πριν τη λήψη αποφάσεων. Όλες οι διαδικασίες που ακολουθούνται και οι απαραίτητες ενέργειες για την πραγματοποίηση της μισθοδοσίας πρέπει επίσης να είναι γνωστές. Πιο συγκεκριμένα, στην περίπτωση του εσωτερικού συνεργάτη θα πρέπει να εξετασθούν και να ορισθούν προσεγγιστικά έστω, οι ώρες εργασίας που απαιτούνται για το payroll και το ποσό που θα επιβαρυνθεί η εταιρεία για αυτή της την επιλογή.

Ένα επιπρόσθετο στοιχείο είναι η συνεχής εκπαίδευση των εσωτερικών συνεργατών, που απαιτείται αναφορικά με τα διάφορα software, τις αλλαγές και την εξέλιξη που πραγματοποιείται στον τομέα αυτό. Αναφορικά τώρα με τον εξωτερικό συνεργάτη, τα πράγματα απλοποιούνται ελαφρώς. Τα έξοδα λήψης των υπηρεσιών σε αυτήν την κατηγορία outsourcing είναι το πρώτο στοιχείο που εξετάζεται, ενώ και οι πρόσθετες υπηρεσίες που προσφέρονται από τους παρόχους είναι άλλο ένα σημείο που χρήζει ιδιαίτερης σημασίας και βαρύτητας.

Λαμβάνοντας λοιπόν υπόψιν τα βασικά αυτά χαρακτηριστικά και για τα δύο ενδεχόμενα, οι ιθύνοντες για την επιλογή συνεργάτη είναι σε θέση να προχωρήσουν πιο ουσιαστικά προς την ορθότερη κατεύθυνση αλλά και επιλογή για την εταιρεία τους.

Μια σωστή επιλογή payroll outsourcing θα πρέπει να συνδυάζει την ποιότητα με το χαμηλότερο δυνατό κόστος μέσω της εφαρμογής σύγχρονων τεχνολογικών λύσεων. Η διαδικασία της μισθοδοσίας είναι ουσιαστική και οφείλει να πραγματοποιείται με τις σωστές και απαραίτητες ασφαλιστικές δικλείδες ώστε και οι δύο πλευρές, το ανθρώπινο δυναμικό και η εκάστοτε εταιρεία, να παραμένουν ικανοποιημένες. Η ανάληψη λοιπόν της συγκεκριμένης διαδικασίας από εξωτερικούς συνεργάτες δεν μπορεί παρά να αποφέρει οφέλη αλλά και να διασφαλίσει την ορθή πραγματοποίηση των διαδικασιών.

Αρκετοί λόγοι μπορούν να οδηγήσουν στην επιλογή του outsourcing μεταξύ των οποίων οι εξής:
• Επιτρέπει στα στελέχη να επικεντρώσουν τις προσπάθειές τους στον πυρήνα των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.
• Δεν χρειάζεται να απασχολείται πλήρως κάποιος εργαζόμενος για μια δραστηριότητα που έχει μόνο κάποιες μέρες του μήνα μεγάλο φόρτο εργασίας.
• Παρέχει στις επιχειρήσεις πρόσβαση σε εξειδικευμένες παραμέτρους της μισθοδοσίας που οι εσωτερικοί συνεργάτες μπορεί να μην διαθέτουν.
• Διασφαλίζει ότι οι οργανισμοί είναι άμεσα ενημερωμένοι για όλες τις εξελίξεις και τους κανονισμούς χωρίς να χρειάζεται να επενδύουν σε εκπαίδευση ανθρώπων ή στην αγορά νέου λογισμικού.
• Επιτρέπει στις εταιρείες να μοιράζονται τον όγκο εργασίας με τον εξωτερικό πάροχο της υπηρεσίας με τέτοιο τρόπο ώστε να διευκολύνονται ή ακόμα και να τον αναθέτουν εξ’ ολοκλήρου ανάλογα με τις απαιτήσεις της δουλειάς.

Σκέψεις πριν την απόφαση
Όταν ένας οργανισμός αποφασίζει να αλλάξει τη διαδικασία του payroll υπάρχουν αρκετές παράμετροι που πρέπει να λάβει υπόψη. Τα αρμόδια στελέχη πρέπει να σκεφτούν τα χαρακτηριστικά που έχει ανάγκη κάθε εταιρεία και να βρουν τις λύσεις που καλύπτουν τις συγκεκριμένες ανάγκες.
Για τη σωστή επιλογή της λύσης μισθοδοσίας είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι όλοι οι εξωτερικοί συνεργάτες ανταποκρίνονται στις ανάγκες της. Καθώς τα στελέχη συγκεντρώνουν τις απαιτήσεις των επιχειρήσεων, πρέπει να αναλογιστούν τις λειτουργικές δυνατότητες που απαιτούνται για το σωστό μισθοδοτικό σύστημα, τα χαρακτηριστικά των παρόχων που η κάθε εταιρεία σπουδαιολογεί και τέλος το πώς σκοπεύει να υλοποιήσει τη νέα λύση.

Πιο συγκεκριμένα:
1. επιλογή του χρόνου: Οι περισσότερες επιχειρήσεις το βρίσκουν πιο εύκολο να κάνουν τη μετάβαση σε συγκεκριμένες περιόδους του έτους, για παράδειγμα στο τέλος του τριμήνου ή πιο συχνά στο τέλος του χρόνου. Αν ωστόσο για κάποια εταιρεία είναι κάποια άλλη η κατάλληλη χρονική συγκυρία, τότε θα πρέπει να ρωτήσει τον πάροχο αν υπάρχουν κάποιες παράμετροι που πρέπει να προσέξει.
2. ομάδα επιλογής: ένα από τα πιο σημαντικά θέματα που προκύπτουν νωρίς στη διαδικασία, είναι η σύσταση κάποιας ομάδας που θα βοηθήσει στην αξιολόγηση των προτάσεων. Πρέπει να διασφαλιστεί ότι η ομάδα περιλαμβάνει ανθρώπους από όλα τα τμήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία της μισθοδοσίας. Συνήθως αυτά τα στελέχη είναι από το τμήμα HR, το IT, το λογιστήριο, καθώς και από την ανώτατη διοίκηση. Πολλοί οργανισμοί πλέον αντιμετωπίζουν τις ίδιες προκλήσεις και επικεντρώνουν σε παρόμοια στοιχεία όσον αφορά τη διαχείριση μισθοδοσίας κατά τη διάρκεια σχεδιασμού και υλοποίησης της στρατηγικής τους σε αυτόν τον κλάδο, ανεξάρτητα από το μέγεθός τους.

Σύμφωνα με την έρευνα της Deloitte «2011 Payroll Operations», η πλειοψηφία των επιχειρήσεων αναζητούν τρόπους να μετατρέψουν το payroll σε μία περισσότερο αποδοτική και αποτελεσματική λειτουργία μειώνοντας, ωστόσο, ταυτόχρονα τους κινδύνους που ενέχει μία από τις πιο απαιτητικές λειτουργίες τους. Σε ποσοστό 79% οι εταιρείες αναθέτουν σε εξωτερικούς συνεργάτες έστω ένα τμήμα της διαδικασίας της μισθοδοσίας που πραγματοποιούν, ενώ σε ποσοστό 42% δίνεται αναφορά στο Οικονομικό τμήμα της εταιρείας για ενέργειες σχετικές με αυτήν τη λειτουργία και 40% στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού.

Τέλος, για το 36% των εταιρειών που συμμετείχαν στην έρευνα η τήρηση χρονοδιαγραμμάτων, η ολοκλήρωση και η μισθοδοτική ακρίβεια αποτελούν τις κύριες προκλήσεις για τη συγκεκριμένη λειτουργία ακόμη και αν έχει ανατεθεί σε κάποιον εξωτερικό συνεργάτη. Αντιλαμβάνεται λοιπόν κανείς τα τμήματα των επιχειρήσεων που εμπλέκονται στην όλη διαδικασία, το κόστος σε χρόνο και ανθρώπινους πόρους που παρατηρείται και την ανάγκη για τήρηση χρονοδιαγραμμάτων και κόστους.

Σημεία προσοχής
Η διαδικασία της μισθοδοσίας μπορεί πολλές φορές να φαντάζει δαιδαλώδης, καθώς οι παράμετροι που την ορίζουν μεταβάλλονται συνεχώς ενώ είναι αρκετές και αυτές που πρέπει να ληφθούν σοβαρά υπόψιν. Ωστόσο, τα άτομα που φέρουν ευθύνη για την ορθή και έγκυρη διεκπεραίωσή της οφείλουν να εξετάσουν δύο περιπτώσεις, τον εσωτερικό ή τον εξωτερικό συνεργάτη που θα επιλέξουν. Σε πρώτη φάση η αξιολόγηση του κόστους και των δύο περιπτώσεων είναι το πρώτο στοιχείο που μπορούν με σχετική ευκολία να προσδιορίσουν και να εξετάσουν.

Επίσης, ο φόρτος και ο όγκος εργασίας που απαιτείται για τη συγκεκριμένη λειτουργία αποτελεί σημαντική παράμετρο για την ίδια την εταιρεία πριν τη λήψη αποφάσεων. Όλες οι διαδικασίες που ακολουθούνται και οι απαραίτητες ενέργειες για την πραγματοποίηση της μισθοδοσίας πρέπει επίσης να είναι γνωστές. Πιο συγκεκριμένα, στην περίπτωση του εσωτερικού συνεργάτη θα πρέπει να εξετασθούν και να ορισθούν προσεγγιστικά έστω, οι ώρες εργασίας που απαιτούνται για το payroll και το ποσό που θα επιβαρυνθεί η εταιρεία για αυτή της την επιλογή.

Ένα επιπρόσθετο στοιχείο είναι η συνεχής εκπαίδευση των εσωτερικών συνεργατών, που απαιτείται αναφορικά με τα διάφορα software, τις αλλαγές και την εξέλιξη που πραγματοποιείται στον τομέα αυτό. Αναφορικά τώρα με τον εξωτερικό συνεργάτη, τα πράγματα απλοποιούνται ελαφρώς. Τα έξοδα λήψης των υπηρεσιών σε αυτήν την κατηγορία outsourcing είναι το πρώτο στοιχείο που εξετάζεται, ενώ και οι πρόσθετες υπηρεσίες που προσφέρονται από τους παρόχους είναι άλλο ένα σημείο που χρήζει ιδιαίτερης σημασίας και βαρύτητας.

Λαμβάνοντας λοιπόν υπόψιν τα βασικά αυτά χαρακτηριστικά και για τα δύο ενδεχόμενα, οι ιθύνοντες για την επιλογή συνεργάτη είναι σε θέση να προχωρήσουν πιο ουσιαστικά προς την ορθότερη κατεύθυνση αλλά και επιλογή για την εταιρεία τους.


In-house payroll
Η διαδικασία της μισθοδοσίας εκτός από το χρηματικό κόστος και τις εργατοώρες που απαιτεί για την πραγματοποίησή της, ενέχει και άλλους κινδύνους. Αποτελεί μία διαδικασία η οποία μπορεί να θέσει σε κίνδυνο ακόμη και τη φήμη της εταιρείας. Το γεγονός ότι αφορά άμεσα το ανθρώπινο δυναμικό του οργανισμού τυχόν λάθη ή παραλήψεις μπορεί να κοστίσουν στον ίδιο τον οργανισμό, και εκτός από τη δικαιολογημένη ή μη, δυσαρέσκεια των ίδιων των εργαζομένων να πληγεί και η υπόληψη του σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Σύμφωνα με έρευνα της AccountancyAge, που αναφέρεται στην ανάληψη της διαδικασίας από κάποιον εσωτερικό συνεργάτη, υπάρχει ένας εύλογος αριθμός κινδύνων που διατρέχουν οι οργανισμοί, κυρίως λειτουργικοί. Ο μεγαλύτερος αυτών είναι η αποτυχία πραγματοποίησης της μισθοδοσίας εντός χρονοδιαγράμματος, όπου το 31% των ερωτηθέντων το κατατάσσουν στην πρώτη θέση. Στη δεύτερη θέση, και με ποσοστό 30,6%, ακολουθεί η ανάγκη συνεχούς πληροφόρησης για την αντίστοιχη νομοθεσία όπως και αλλαγές στα εργασιακά θέματα.

Ακολουθεί ο κίνδυνος για την ασφάλεια των δεδομένων των εργαζομένων σε ποσοστό 8,7% του δείγματος, η διατήρηση της κατάλληλης γνώσης από τα στελέχη του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού για το 15%, η διαδικασία κλεισίματος του οικονομικού έτους στο τέλος του χρόνου σε ποσοστό 4% και οι τυχόν αρνητικές επιπτώσεις κατά τη διαδικασία ανάκαμψης με 10,7%.

Από την ίδια έρευνα προέκυψαν και τα σημεία ολόκληρης της διαδικασίας τα οποία θεωρούνται τα πλέον δαπανηρά για έναν οργανισμό. Με διαφορά, πρώτα στην κατάταξη συναντώνται τα έξοδα προσωπικού (35%) και ακολουθεί το κόστος που συνδέεται με το αντίστοιχο λογισμικό (17,1%), ενώ η εκπαίδευση και η επιπρόσθετη συμβουλευτική σε θέματα που άπτονται της λειτουργίας υποστηρίζεται από το 16,3% ως ο τρίτος πιο σημαντικός λόγος.

Payroll Outsourcing Effects
Ενώ ο τομέας IT εμφανίζει τη μεγαλύτερη ανάπτυξη αναφορικά με την ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες, τα στελέχη του οικονομικού τμήματος της εταιρείας προχωρούν στην ανάθεση της μισθοδοσίας πριν από κάθε άλλη λειτουργία της εταιρείας. Είναι η πρώτη εταιρική διαδικασία που ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες, ώστε η εταιρεία να διατηρήσει τον πλέον απαραίτητο χρόνο ικανοποίησης των πελατών της ανεξάρτητα από το μέγεθός της. Τα οφέλη που ανακύπτουν από το payroll outsourcing είναι αρκετά:

• Κόστος
Οι μεγάλες σε αριθμό υπαλλήλων εταιρείες είναι σε θέση να αντέξουν οικονομικά το κόστος λειτουργίας ενός τμήματος μισθοδοσίας εντός του εργασιακού τους περιβάλλοντος. Το ίδιο δεν ισχύει όμως και για μεσαίες ή μικρότερες επιχειρήσεις οι οποίες μπορούν να μειώσουν αισθητά το κόστος που προέρχεται από τη διατήρηση του συγκεκριμένου τμήματος ως in-house λειτουργία.

Για να διαμορφωθεί το συνολικό κόστος της διαδικασίας, πρέπει να συνυπολογιστεί το κόστος σε εργατοώρες για υπολογισμούς των πληρωμών, οι διεκπεραιώσεις των απαραίτητων διαδικασιών, καθώς επίσης το κόστος για τα αναλώσιμα που χρησιμοποιούνται. Με την εξωτερική ανάθεση λοιπόν το κόστος αυτό μειώνεται αισθητά δεδομένου ότι όλα αυτά συμπεριλαμβάνονται στην προσφορά του εξωτερικού συνεργάτη και πραγματοποιούνται μαζικά.

• Αξιοπιστία
Το in-house payroll λειτουργεί τόσο αξιόπιστα όσο αξιόπιστες είναι και οι πληροφορίες που εισάγονται στο σύστημα. Σε περίπτωση ανακριβών δεδομένων όλα τα αποτελέσματα που θα προκύπτουν θα είναι λανθασμένα. Τα λάθη όμως της συγκεκριμένης διαδικασίας δεν είναι αρεστά ούτε από τον επιχειρηματικό κόσμο, ούτε από τους εργαζόμενους και επιπλέον κοστίζουν χρόνο αλλά και χρήμα για τους ίδιους τους οργανισμούς. Η επιβάρυνση από αυτά είναι μεγάλη ώστε να διορθωθούν και απαιτείται σαφώς και περισσότερος χρόνος. Με την ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες οι πιθανότητες σφαλμάτων και ανακριβειών ελαχιστοποιούνται.

• Απόρρητο και προστασία δεδομένων
Η μισθοδοσία είναι ένα από τα πιο «ευαίσθητα» δεδομένα εντός ενός οργανισμού. Προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων, όπως τραπεζικοί λογαριασμοί ή φορολογικά στοιχεία, απαιτούν τη μέγιστη προστασία, ώστε να παραμείνουν απόρρητα. Ο έλεγχος του επεξεργαστή δεδομένων που χρησιμοποιεί ο πάροχος της υπηρεσίας και η ασφάλεια που παρέχεται είναι σημαντικά στοιχεία πριν την επιλογή της ανάθεσης. Με τη διαδικασία λοιπόν του payroll outsourcing όλα αυτά τα δεδομένα παραμένουν εκτός εταιρείας μειώνοντας τους κινδύνους που διατρέχουν οι οργανισμοί από τη μη ορθή χρήση τους.

• Αποδοτικότητα
Η διαχείριση της μισθοδοσίας είναι μία αρκετά χρονοβόρα διαδικασία. Απαιτεί συνεχή ενημέρωση και συγκεκριμένες διαδικασίες και χρονοδιάγραμμα που πρέπει να ακολουθηθούν. Με την ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη εξοικονομείται αρκετός χρόνος και ένας υπέρογκος φόρτος εργασίας μεταφέρεται στον πάροχο, ο οποίος δεδομένου ότι κατέχει τα τελευταία τεχνολογικά επιτεύγματα πάνω στο συγκεκριμένο τομέα, διαθέτει και την απαραίτητη πληροφόρηση ώστε να είναι έγκυρα και νόμιμα όλα τα στοιχεία και αποτελέσματα που βγάζει βάσει των οποίων πραγματοποιούνται όλες οι διαδικασίες.

• Ασφάλεια
Το τμήμα μισθοδοσίας είναι από τα πλέον πιθανά τμήματα που μπορούν να εμφανίσουν περιπτώσεις απάτης, όπως εικονικές πληρωμές. Με την ανάθεση σε κάποιον πάροχο της διαδικασίας αυτό το ρίσκο εκμηδενίζεται, καθώς πριν την πραγματοποίηση της μισθοδοσίας, λίστες που περιλαμβάνουν τις πληρωμές αποστέλλονται στην εταιρεία για έγκριση.

• Ταχύτητα
Οι εξωτερικοί συνεργάτες της μισθοδοσίας διαθέτουν συστήματα και λογισμικά που μπορούν να αντεπεξέλθουν και στις πιο ιδιόρρυθμες καταστάσεις μισθοδοσίας και μάλιστα με μεγάλη ταχύτητα, σε αντίθεση με τους εσωτερικούς συνεργάτες που για να το επιτύχουν αυτό θα πρέπει να έχουν στη διάθεσή τους λογισμικά των οποίων η απόκτηση κοστίζει αρκετά σε μία εταιρεία. Έτσι εκτός από την ανακούφιση των στελεχών της εταιρείας με την απαλλαγή τους από την επαναλαμβανόμενη και χρονοβόρα διαδικασία της μισθοδοσίας σίγουρα έχουν στη διάθεσή τους τα πιο εξελιγμένα συστήματα στον τομέα αυτό.

Εξωτερικοί Πάροχοι μισθοδοσίας
Η επιλογή του παρόχου είναι εξίσου σημαντική με την απόφαση insourcing ή outsourcing της λειτουργίας. Οι οργανισμοί πριν αποφασίσουν σε ποια εταιρεία ή πάροχο θα αναθέσουν τη μισθοδοσία του ανθρώπινου δυναμικού τους οφείλουν να εξετάσουν μία σειρά από παράγοντες. Σε πρώτο χρόνο η κοστολόγηση της υπηρεσίας αποτελεί το αρχικό στοιχείο πάνω στο οποίο θα οικοδομηθεί ολόκληρη η συνεργασία τους. Είναι το σημείο που καθορίζει μεγάλο μέρος της τελικής επιλογής και ανάθεσης.

Ένα δεύτερο σημείο είναι οι επιπρόσθετες υπηρεσίες που θα τους προσφέρουν οι πάροχοι, ενώ δεν πρέπει να λησμονείται και η ικανότητα του παρόχου να παραδίδει reports στην εταιρεία με τα αντίστοιχα στοιχεία και πληροφορίες οι οποίες είναι απαραίτητες για την ίδια. Για να γίνουν όλα αυτά θα πρέπει να έχουν προσδιοριστεί εξ αρχής οι ανάγκες της εταιρείας εκ των έσω και στη συνέχεια να αναζητηθεί ο πάροχος που καλύπτει τις ανάγκες αυτές στο έπακρο και με το ελάχιστο δυνατό κόστος. Σε περίπτωση λάθος επιλογής εξωτερικού συνεργάτη τα οφέλη που θα αποκόμιζαν σε διαφορετική περίπτωση οι εταιρείες τείνουν να εκμηδενιστούν.

Η αρνητική πλευρά του outsourcing
Τα μειονεκτήματα του outsourcing μπορούν πολλές φορές να επισκιάσουν τα πλεονεκτήματά του, αν αυτό δεν εφαρμοσθεί σωστά και δεν επιλεγεί ο σωστός πάροχος.
1. Απώλεια διαχειριστικού ελέγχου
Είτε υπογράψετε μία συμφωνία με έναν άλλον πάροχο για να διεκπεραιώσει τη συγκεκριμένη λειτουργία, είτε να “διευθύνει” ένα ολόκληρο τμήμα, “δίνετε” τον έλεγχο αυτής της λειτουργίας σε μία άλλη εταιρεία. Ο πάροχος πολύ πιθανόν να μην έχει τα ίδια standard και τους ίδιους στόχους με εσάς και μπορεί να λειτουργεί εντελώς διαφορετικά από τη δική σας εταιρεία. Στην ουσία, ίσως, τους ενδιαφέρει μόνο το κέρδος που θα έχουν από αυτή την συμφωνία και όχι τόσο το να σας παρέχουν σωστές λειτουργίες με το ανάλογο κόστος.

2. Επιπλέον “κρυμμένες” δαπάνες
Παρόλο που θα υπογράψετε ένα συμβόλαιο με τον πάροχο για τις λειτουργίες/υπηρεσίες που θα σας προσφέρει, πολλές φορές μπορεί στην πορεία να προκύψουν κόστη που δεν τα είχατε υπολογίσει. Επομένως, οτιδήποτε δεν αναφέρεται στο συμβόλαιο θα επιβαρύνει εσάς. Για τον λόγο αυτό, ζητήστε τη συνδρομή κάποιου συμβούλου, ο οποίος μπορεί να προβλέψει κάποια από τα “κρυμμένα” κόστη και να σας βοηθήσει να διαπραγματευτείτε με τον υποψήφιο πάροχο.

3. Απειλές στην ασφάλεια και την “εμπιστευτικότητα”
Αν μεταξύ των πληροφοριών που θα δώσετε στον εξωτερικό πάροχο περιλαμβάνονται ιατρικά αρχεία ή οποιαδήποτε άλλη ευαίσθητη πληροφορία, υπάρχει πάντα ο κίνδυνος ότι μπορεί να “εκτεθούν” σε λάθος ανθρώπους. Επιπλέον, αν στα στοιχεία που θα δώσετε περιλαμβάνονται και στοιχεία της εταιρείας, πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί. Πρέπει σε κάθε περίπτωση να αξιολογήσετε σωστά στον εξωτερικό πάροχο και να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες που θα τους δώσετε δεν μπορούν να βλάψουν είτε την εταιρεία ούτε τους εργαζομένους. Τέλος, καλό θα ήταν να υπάρχει στο συμβόλαιο που θα υπογράψετε κάποια σχετική αναφορά, ώστε να είστε καλυμμένοι και προστατευμένοι και νομικά.

4. Προβλήματα στην ποιότητα των υπηρεσιών
Ένας σημαντικός παράγοντας για τον πάροχο θα είναι σίγουρα το κέρδος τους. Εφόσον το συμβόλαιο θα καθορίσει την αμοιβή του, ο μόνος τρόπος να αυξήσει το κέρδος του θα είναι να μειώσει τα έξοδά του. Φυσικά αυτό δεν απασχολεί εσάς, παρά μόνο στην περίπτωση που “συμβιβάζεται” η ποιότητα των υπηρεσιών που σας προσφέρει.

5. “Δέσμευση” με την οικονομική ευημερία μιας άλλης εταιρείας
Εφόσον παραχωρείτε σε μία άλλη εταιρεία τμήμα των λειτουργιών σας, θα είστε αναγκαστικά “δεμένοι” με την οικονομική ευημερία αυτής της εταιρείας. Για τον λόγο αυτό θα πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί στην επιλογή σας, γιατί δεν θα ήταν η πρώτη φορά που ένας εξωτερικός κατέρρευσε οικονομικά και παρέσυρε και κάποιους από τους συνεργάτες του. 

CFO Agenda (T. 024)
« 1 2 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο CFO Agenda Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Τρόφιμα – Ποτά

Τηλεπικοινωνίες

Goverment

Τουρισμός

Ηλεκτρικά - Ηλεκτρονικά Είδη

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Πληροφορική

Μεταφορές / Logistics

Ενέργεια / Περιβάλλον

Κατασκευές

Sales

Ναυτιλία

©2018 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778