CFO Agenda - Payroll outsourcing: Ο λόγος στον Οικονομικό Διευθυντή

Παρασκευή, 19 Οκτωβρίου 2018

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Human capital

Payroll outsourcing: Ο λόγος στον Οικονομικό Διευθυντή

25 Απριλίου 2012 | 09:57 Γράφει η Ειρήνη  Γκίνη Topics: Outsourcing

Payroll outsourcing: Ο λόγος στον Οικονομικό Διευθυντή

Η παροχή των μισθών των εργαζομένων στην ώρα τους και χωρίς λάθη αποτελεί μια κρίσιμη λειτουργία των επιχειρήσεων. Καθώς όμως οι έρευνες αποδεικνύουν ότι η επιλογή της ανάθεσης διαχείρισης μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη συμβάλει σημαντικά στην εξοικονόμηση κόστους, η επιλογή ανάμεσα σε in house και outsourcing αφορά όλο και περισσότερο τον Οικονομικό Διευθυντή.

Η επιλογή της κατάλληλης λύσης payroll που καλύπτει τις ανάγκες και ανταποκρίνεται στην κουλτούρα της εταιρείας μπορεί να εκτοξεύσει την επάρκεια, να μειώσει τα κόστη και να κάνει καλύτερη τη διαδικασία διαχείρισης μισθοδοσίας. Όλα μαζί μπορεί να έχουν ευεργετική επίδραση στο bottom line του οργανισμού.

Με το βλέμμα στην εξοικονόμηση κόστους
Η μείωση του κόστους αποτελεί τον κυριότερο λόγο για τον οποίο οι επιχειρήσεις επιλέγουν να αναθέσουν τη μισθοδοσία σε εξωτερικό συνεργάτη: σύμφωνα με την ετήσια διεθνή έρευνα «Trending on Payroll» της συμβουλευτικής εταιρείας Nelson Hall, το 85% των στελεχών δηλώνει ότι η εξοικονόμηση δαπανών είναι το σημαντικότερο κίνητρο πίσω από την απόφασή τους να χρησιμοποιήσουν υπηρεσίες payroll outsourcing.

Πράγματι, οι επιχειρήσεις που επέλεξαν να αναθέσουν τη μισθοδοσία σε εξωτερικό συνεργάτη πέτυχαν εξοικονόμηση της τάξης του 18%, σε σχέση με αυτές που διατήρησαν τη λειτουργία in house -σύμφωνα με σχετική έρευνα που πραγματοποίησε η PwC το 2011. Η ίδια έρευνα ωστόσο επισημαίνει ότι η εξοικονόμηση κόστους μέσα από το payroll outsourcing, εξαρτάται από πληθώρα παραγόντων, οι οποίοι διαφέρουν από επιχείρηση σε επιχείρηση, όπως:

  • Το μέγεθος της εταιρείας. Μέχρι και πριν από μερικά χρόνια, αποτελούσε κοινή πεποίθηση ότι είναι οι μικρότερες σε μέγεθος εταιρείες που ωφελούνται περισσότερο από το payroll outsourcing. Την άποψη αυτή έρχεται να ανατρέψει η έρευνα της PwC, η οποία καταδεικνύει ότι το όφελος σε όρους κόστους είναι σημαντικότερο για τις μεγαλύτερες σε μέγεθος εταιρείες. Συγκεκριμένα, το ποσοστό εξοικονόμησης (όπως αυτό υπολογίστηκε συγκρίνοντας εταιρείες με in-house payroll και εξωτερικό συνεργάτη μισθοδοσίας) υπολογίστηκε στο 9% για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις που συμμετείχαν στην έρευνα, για να φτάσει στο εντυπωσιακό 27% στις επιχειρήσεις με περισσότερους από 1000 υπαλλήλους. Η διαφορά αυτή εξηγείται μέσα από τις οικονομίες κλίμακας που επιτυγχάνονται στις μεγαλύτερες επιχειρήσεις, οι ερευνητές ωστόσο παραδέχονται ότι το μέγιστο ποσοστό εξοικονόμησης μπορεί να επιτευχθεί στο πλαίσιο μιας γενικευμένης στρατηγικής outsourcing.
  • Η ισχύς εν τη ενώσει. Είτε επιλέγεται η λύση της in house διαχείρισης της μισθοδοσίας, είτε η ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη, η έρευνα της PwC εξηγεί ότι αυτό που κάνει τη διαφορά είναι η συνδυασμένη διαχείριση των υπηρεσιών HR. Συγκεκριμένα, οι επιχειρήσεις που διαχειρίζονται οι ίδιες, τη μισθοδοσία μαζί με υπηρεσίες όπως τα workforce administration, health & welfare και time & attendance (πχ. μέσα από το ίδιο σύστημα λογισμικού), πετυχαίνουν μείωση του διοικητικού κόστους κατά 18%, ενώ αν επιλέξουν να αναθέσουν συνδυασμένα τις υποστηρικτικές εργασίες HR σε εξωτερικό συνεργάτη, μπορούν να πετύχουν εξοικονόμηση ως και 32%. Στη δεύτερη περίπτωση, η εταιρεία θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτική στην επιλογή συνεργάτη, έτσι ώστε να μειώσει το ρίσκο συγκέντρωσης όλων των υπηρεσιών σε μία εταιρεία.

Επιλέγοντας τον κατάλληλο συνεργάτη
Είναι σημαντικό οι επιχειρήσεις να έχουν στη διάθεσή τους όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και να γνωρίζουν τις σωστές ερωτήσεις που θα πρέπει να θέσουν. Για κάποιες επιχειρήσεις η σωστή επιλογή είναι η επένδυση σε ένα λογισμικό payroll και το κατάλληλο ανθρώπινο δυναμικό για να το διαχειριστεί. Για κάποιους άλλους η ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι καλύτερη λύση.

Αρκετοί λόγοι μπορούν να οδηγήσουν στην επιλογή του outsourcing μεταξύ των οποίων οι εξής:

  • Επιτρέπει στα στελέχη να επικεντρώσουν τις προσπάθειές τους στον πυρήνα των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, γεγονός εξόχως σημαντικό στη σύγχρονη πραγματικότητα.
  • Μπορεί να σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να απασχολείται πλήρως κάποιος εργαζόμενος για μια δραστηριότητα που έχει μόνο κάποιες μέρες του μήνα μεγάλο φόρτο εργασίας.
  • Παρέχει στις επιχειρήσεις πρόσβαση σε εξειδικευμένες παραμέτρους της μισθοδοσίας που οι εσωτερικοί συνεργάτες μπορεί να μην διαθέτουν.
  • Διασφαλίζει ότι οι οργανισμοί είναι άμεσα ενημερωμένοι για όλες τις εξελίξεις και τους κανονισμούς χωρίς να χρειάζεται να επενδύουν σε εκπαίδευση ανθρώπων ή στην αγορά νέων λογισμικών.
  • Επιτρέπει στις εταιρείες να μοιράζονται τον όγκο εργασίας με τον εξωτερικό πάροχο της υπηρεσίας με τέτοιο τρόπο ώστε να διευκολύνονται ή ακόμα και να τον αναθέτουν εξολοκλήρου ανάλογα με τις απαιτήσεις της δουλειάς.

Η επιλογή της κατάλληλης λύσης payroll που καλύπτει τις ανάγκες και ανταποκρίνεται στην κουλτούρα της εταιρείας μπορεί να εκτοξεύσει την επάρκεια, να μειώσει τα κόστη και να κάνει καλύτερη τη διαδικασία διαχείρισης μισθοδοσίας. Όλα μαζί μπορεί να έχουν ευεργετική επίδραση στο bottom line του οργανισμού.

Με το βλέμμα στην εξοικονόμηση κόστους
Η μείωση του κόστους αποτελεί τον κυριότερο λόγο για τον οποίο οι επιχειρήσεις επιλέγουν να αναθέσουν τη μισθοδοσία σε εξωτερικό συνεργάτη: σύμφωνα με την ετήσια διεθνή έρευνα «Trending on Payroll» της συμβουλευτικής εταιρείας Nelson Hall, το 85% των στελεχών δηλώνει ότι η εξοικονόμηση δαπανών είναι το σημαντικότερο κίνητρο πίσω από την απόφασή τους να χρησιμοποιήσουν υπηρεσίες payroll outsourcing.

Πράγματι, οι επιχειρήσεις που επέλεξαν να αναθέσουν τη μισθοδοσία σε εξωτερικό συνεργάτη πέτυχαν εξοικονόμηση της τάξης του 18%, σε σχέση με αυτές που διατήρησαν τη λειτουργία in house -σύμφωνα με σχετική έρευνα που πραγματοποίησε η PwC το 2011. Η ίδια έρευνα ωστόσο επισημαίνει ότι η εξοικονόμηση κόστους μέσα από το payroll outsourcing, εξαρτάται από πληθώρα παραγόντων, οι οποίοι διαφέρουν από επιχείρηση σε επιχείρηση, όπως:

  • Το μέγεθος της εταιρείας. Μέχρι και πριν από μερικά χρόνια, αποτελούσε κοινή πεποίθηση ότι είναι οι μικρότερες σε μέγεθος εταιρείες που ωφελούνται περισσότερο από το payroll outsourcing. Την άποψη αυτή έρχεται να ανατρέψει η έρευνα της PwC, η οποία καταδεικνύει ότι το όφελος σε όρους κόστους είναι σημαντικότερο για τις μεγαλύτερες σε μέγεθος εταιρείες. Συγκεκριμένα, το ποσοστό εξοικονόμησης (όπως αυτό υπολογίστηκε συγκρίνοντας εταιρείες με in-house payroll και εξωτερικό συνεργάτη μισθοδοσίας) υπολογίστηκε στο 9% για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις που συμμετείχαν στην έρευνα, για να φτάσει στο εντυπωσιακό 27% στις επιχειρήσεις με περισσότερους από 1000 υπαλλήλους. Η διαφορά αυτή εξηγείται μέσα από τις οικονομίες κλίμακας που επιτυγχάνονται στις μεγαλύτερες επιχειρήσεις, οι ερευνητές ωστόσο παραδέχονται ότι το μέγιστο ποσοστό εξοικονόμησης μπορεί να επιτευχθεί στο πλαίσιο μιας γενικευμένης στρατηγικής outsourcing.
  • Η ισχύς εν τη ενώσει. Είτε επιλέγεται η λύση της in house διαχείρισης της μισθοδοσίας, είτε η ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη, η έρευνα της PwC εξηγεί ότι αυτό που κάνει τη διαφορά είναι η συνδυασμένη διαχείριση των υπηρεσιών HR. Συγκεκριμένα, οι επιχειρήσεις που διαχειρίζονται οι ίδιες, τη μισθοδοσία μαζί με υπηρεσίες όπως τα workforce administration, health & welfare και time & attendance (πχ. μέσα από το ίδιο σύστημα λογισμικού), πετυχαίνουν μείωση του διοικητικού κόστους κατά 18%, ενώ αν επιλέξουν να αναθέσουν συνδυασμένα τις υποστηρικτικές εργασίες HR σε εξωτερικό συνεργάτη, μπορούν να πετύχουν εξοικονόμηση ως και 32%. Στη δεύτερη περίπτωση, η εταιρεία θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτική στην επιλογή συνεργάτη, έτσι ώστε να μειώσει το ρίσκο συγκέντρωσης όλων των υπηρεσιών σε μία εταιρεία.

Επιλέγοντας τον κατάλληλο συνεργάτη
Είναι σημαντικό οι επιχειρήσεις να έχουν στη διάθεσή τους όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και να γνωρίζουν τις σωστές ερωτήσεις που θα πρέπει να θέσουν. Για κάποιες επιχειρήσεις η σωστή επιλογή είναι η επένδυση σε ένα λογισμικό payroll και το κατάλληλο ανθρώπινο δυναμικό για να το διαχειριστεί. Για κάποιους άλλους η ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι καλύτερη λύση.

Αρκετοί λόγοι μπορούν να οδηγήσουν στην επιλογή του outsourcing μεταξύ των οποίων οι εξής:

  • Επιτρέπει στα στελέχη να επικεντρώσουν τις προσπάθειές τους στον πυρήνα των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, γεγονός εξόχως σημαντικό στη σύγχρονη πραγματικότητα.
  • Μπορεί να σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να απασχολείται πλήρως κάποιος εργαζόμενος για μια δραστηριότητα που έχει μόνο κάποιες μέρες του μήνα μεγάλο φόρτο εργασίας.
  • Παρέχει στις επιχειρήσεις πρόσβαση σε εξειδικευμένες παραμέτρους της μισθοδοσίας που οι εσωτερικοί συνεργάτες μπορεί να μην διαθέτουν.
  • Διασφαλίζει ότι οι οργανισμοί είναι άμεσα ενημερωμένοι για όλες τις εξελίξεις και τους κανονισμούς χωρίς να χρειάζεται να επενδύουν σε εκπαίδευση ανθρώπων ή στην αγορά νέων λογισμικών.
  • Επιτρέπει στις εταιρείες να μοιράζονται τον όγκο εργασίας με τον εξωτερικό πάροχο της υπηρεσίας με τέτοιο τρόπο ώστε να διευκολύνονται ή ακόμα και να τον αναθέτουν εξολοκλήρου ανάλογα με τις απαιτήσεις της δουλειάς.


Από το HR στο CFO
Οι Οικονομικοί Διευθυντές, είναι αυτοί που παίρνουν κατά κύριο λόγο την πρωτοβουλία για χρήση υπηρεσιών payroll outsourcing: η έρευνα Targeting Payroll Outsourcing για το 2010 κατέγραψε την τάση αυτή, επισημαίνοντας ότι, ενώ το 2009, η συζήτηση για ανάθεση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη απασχολούσε το τμήμα HR κατά 83% ενώ τον Οικονομικό Διευθυντή κατά 70%, το 2010 η εικόνα αντιστράφηκε, με τους Οικονομικούς Διευθυντές να συμμετέχουν στη συζήτηση με το 86% του χρόνου και το HR σε ποσοστό 80%.

Εκτός από την καταγεγραμμένη σύνδεση του payroll outsourcing με τη βασική έγνοια του Οικονομικού Διευθυντή σήμερα, δηλαδή το cost management, η μετατόπιση του ενδιαφέροντος οφείλεται και στο ότι οι συνεργάτες payroll outsourcing μπορούν να παρέξουν στον Οικονομικό Διευθυντή συνολική εικόνα για το ύψος και την κατανομή του μισθολογικού κόστους, επιτρέποντάς του να πραγματοποιεί πιο ακριβή forecasts για τα κόστη στο μέλλον.

Στις περιπτώσεις των πολυεθνικών επιχειρήσεων, το payroll outsourcing κερδίζει ακόμα περισσότερους πόντους, καθώς οι εταιρείες επιθυμούν να έχουν ενιαία εικόνα όσον αφορά τη διαχείριση του μισθολογικού κόστους.

Το outsourcing αποτελεί μια στρατηγική επιλογή και όχι απλά έναν τρόπο για να μειωθούν οι δαπάνες. Η απόφαση για την ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη μιας διαδικασίας συχνά στηρίζεται στην ανάγκη για χαμηλότερο κόστος ή για καλύτερη αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού, της τεχνολογίας ή των πηγών. Το outsourcing έχει στόχο να βοηθήσει τους οργανισμούς να πετύχουν τους επιχειρηματικούς τους στόχους μέσα από τη λειτουργική τελειότητα.

Σύμφωνα με έρευνα σε 270 αμερικάνικες μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις που πραγματοποιήθηκε από την Accountancy Age την προηγούμενη χρονιά, ένα ποσοστό 94,5% απάντησε ότι η μείωση των δαπανών και η βελτίωση των διοικητικών λειτουργιών αποτελεί έναν καθοριστικό ή τουλάχιστον σημαντικό παράγοντα. Το 51,5% των συμμετεχόντων απάντησαν ότι είναι καθοριστικό καθώς δεν μπορούν να διατηρήσουν τα κέρδη τους σε αυτά τα επίπεδα χωρίς να κάνουν κάποιες περικοπές ή σημαντικές βελτιώσεις στην απόδοση ενώ ένα 43% επιβεβαίωσε ότι αυτά τα μέτρα είναι σημαντικά αλλά όχι επείγοντα.

Στην ίδια έρευνα και αναφορικά με το payroll outsourcing οι συμμετέχοντες απάντησαν ότι είναι γενικά «ανοιχτοί» στην ιδέα της εξωτερικής ανάθεσης. Η πλειοψηφία, το 61%, είπε ότι είναι θετικό στην ιδέα με δεδομένο ότι θα έχουν την σωστή τιμή και το σωστό επίπεδο υπηρεσίας. Κάποιοι (19,7%) είπαν ότι είναι πολύ ανοιχτοί στην ιδέα αλλά δεν προτίθενται επί της παρούσης να αναθεωρήσουν τα υπάρχοντα συστήματα. Από την άλλη άλλο ένα 19,3% δήλωσε ότι είναι ευχαριστημένο με τις in house υπηρεσίες αλλά και με το κόστος αυτών.

CFO Agenda (T. 019)
« 1 2 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο CFO Agenda Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Τρόφιμα – Ποτά

Τηλεπικοινωνίες

Goverment

Τουρισμός

Ηλεκτρικά - Ηλεκτρονικά Είδη

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Πληροφορική

Μεταφορές / Logistics

Ενέργεια / Περιβάλλον

Κατασκευές

Sales

Ναυτιλία

©2018 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778