CFO Agenda - Μήπως το multitasking δεν είναι... «προσόν»;

Τετάρτη, 19 Δεκεμβρίου 2018

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Human capital

Μήπως το multitasking δεν είναι... «προσόν»;

12 Δεκεμβρίου 2011 | 09:30 Γράφει το Ισαβέλλα  Ζαμπετάκη Topics: Toolkit

Toolkit: Μήπως το multitasking δεν είναι... «προσόν»;

Το always-on και το multitasking σκοτώνουν την παραγωγικότητα και τη δημιουργικότητα. Χειριστείτε τα με σύνεση.

Παρόλα της τα οφέλη, η επανάσταση της πληροφορικής και των τηλεπικοινωνιών έχει και τη «σκοτεινή» της πλευρά: την έκθεση σε υπερβολικά ποσά πληροφορίας και την απόσπαση της προσοχής. Αυτές πλήττουν μάλιστα κυρίως τα ανώτατα στελέχη, τα οποία και έχουν τη μεγαλύτερη ανάγκη για απερίσπαστη εργασία, προκειμένου να συνθέσουν την πληροφορία που λαμβάνουν από διαφορετικές πηγές, να επεξεργαστούν τα μεγάλα προβλήματα των εταιρειών τους και να καταλήξουν σε σωστές αποφάσεις.

Χιονοστιβάδα πληροφορίας
Επιστημονικές έρευνες αποδεικνύουν ότι η ταυτόχρονη ενασχόληση με πολλαπλές δραστηριότητες μάς κάνει λιγότερο παραγωγικούς, λιγότερο δημιουργικούς και λιγότερο ικανούς να λαμβάνουμε σωστές αποφάσεις. Ο ηγέτης που θέλει να είναι αποτελεσματικός θα πρέπει να ξεφύγει από αυτόν το φαύλο κύκλο.

Παράλληλα, η αντιμετώπιση της υπερβολικής πληροφορίας απαιτεί μεγάλη πειθαρχία. Για να «απεξαρτηθούν,» τα στελέχη θα πρέπει να βρουν το χρόνο για να εστιάζουν, να φιλτράρουν τα σημαντικά αλλά και να «ξεχνάνε» τα της δουλειάς κάθε τόσο. Ο απώτερος στόχος είναι να επωφελούμαστε της διαρκούς συνδεσιμότητας, χωρίς αυτή να μας αποσπά υπερβολικά την προσοχή.

Τέλος, δεδομένου ότι η συμπεριφορά των ανώτατων στελεχών δίνει τον τόνο όσον αφορά τη γενικότερη λειτουργία και κουλτούρα μιας εταιρείας, το παράδειγμα που δίνουν θα πρέπει να είναι τέτοιο που να μεγιστοποιεί την παραγωγικότητα όλων των εργαζομένων.

Οι κίνδυνοι του multitasking
Η βαθύτερη αιτία του προβλήματος με το multitasking (την ταυτόχρονη εκτέλεση πολλαπλών δραστηριοτήτων) είναι ότι ο ανθρώπινος εγκέφαλος είναι σχεδιασμένος έτσι ώστε να εστιάζει σε μία δραστηριότητα κάθε φορά. Οταν εναλλάσσουμε δραστηριότητες -ειδικά αν αυτές είναι σύνθετες- η αποτελεσματικότητά μας μειώνεται δραματικά. Σε πρόσφατη μελέτη, οι συμμετέχοντες που επιδίδονταν σε δύο δραστηριότητες ταυτόχρονα χρειάστηκαν μέχρι και 30% περισσότερο χρόνο και έκαναν τα διπλάσια λάθη από εκείνους που ολοκλήρωσαν τις ίδιες δραστηριότητες διαδοχικά.

Στην πράξη, οι περισσότεροι θα ισχυριζόμασταν ότι το multitasking μάς επιτρέπει να ξεμπερδέψουμε γρηγορότερα με κάποια από τα πιο απλά καθήκοντά μας. Σπάνια, όμως, μας βοηθά να επιλύσουμε τα σύνθετα προβλήματα.

Μειώνει τη δημιουργικότητα: Θα μπορούσε κανείς να υποθέσει ότι η διαρκής έκθεση σε νέα πληροφορία μας κάνει, τουλάχιστον, δημιουργικότερους. Ερευνες δείχνουν όμως το αντίθετο. Μία ομάδα του Harvard Business School αξιολόγησε το καθημερινό μοτίβο εργασίας 9.000 ατόμων σε τομείς που απαιτούν δημιουργικότητα και καινοτομία.

Κατέληξαν ότι η δημιουργικότητα είναι πιο έντονη όταν αφιερώνουμε το μεγαλύτερο μέρος της μέρας μας σε μία μόνο δραστηριότητα και όταν συνεργαζόμαστε με έναν μόνο άνθρωπο. Αντιθέτως, ένα πρόγραμμα που κατακερματίζεται σε πολλές δραστηριότητες, συναντήσεις και ομαδικές συζητήσεις έχει αρνητική επίδραση στη δημιουργική σκέψη.

Είναι εθιστικό: Σε περιβάλλον εργαστηρίου, οι ερευνητές έχουν καταγράψει υψηλότερα επίπεδα ορμονών άγχους στα άτομα που επιδίδονται σε multitasking. Σε δημοσκόπηση του Reuters, δύο στους τρεις managers πιστεύουν ότι η υπερπληροφόρηση έχει μειώσει την ικανοποίηση που αντλούν από τη δουλειά τους και έχει πλήξει τις προσωπικές τους σχέσεις.

Παράλληλα, όμως, το ανθρώπινο είδος μοιάζει να έχει αποκτήσει εθισμό στο multitasking. Ποιος δεν έχει παλέψει με την ορμή να τσεκάρει το μήνυμα που φτάνει στο smart phone, ακόμα κι αν κάνει κάτι άλλο εκείνη τη στιγμή;

Παρόλα της τα οφέλη, η επανάσταση της πληροφορικής και των τηλεπικοινωνιών έχει και τη «σκοτεινή» της πλευρά: την έκθεση σε υπερβολικά ποσά πληροφορίας και την απόσπαση της προσοχής. Αυτές πλήττουν μάλιστα κυρίως τα ανώτατα στελέχη, τα οποία και έχουν τη μεγαλύτερη ανάγκη για απερίσπαστη εργασία, προκειμένου να συνθέσουν την πληροφορία που λαμβάνουν από διαφορετικές πηγές, να επεξεργαστούν τα μεγάλα προβλήματα των εταιρειών τους και να καταλήξουν σε σωστές αποφάσεις.

Χιονοστιβάδα πληροφορίας
Επιστημονικές έρευνες αποδεικνύουν ότι η ταυτόχρονη ενασχόληση με πολλαπλές δραστηριότητες μάς κάνει λιγότερο παραγωγικούς, λιγότερο δημιουργικούς και λιγότερο ικανούς να λαμβάνουμε σωστές αποφάσεις. Ο ηγέτης που θέλει να είναι αποτελεσματικός θα πρέπει να ξεφύγει από αυτόν το φαύλο κύκλο.

Παράλληλα, η αντιμετώπιση της υπερβολικής πληροφορίας απαιτεί μεγάλη πειθαρχία. Για να «απεξαρτηθούν,» τα στελέχη θα πρέπει να βρουν το χρόνο για να εστιάζουν, να φιλτράρουν τα σημαντικά αλλά και να «ξεχνάνε» τα της δουλειάς κάθε τόσο. Ο απώτερος στόχος είναι να επωφελούμαστε της διαρκούς συνδεσιμότητας, χωρίς αυτή να μας αποσπά υπερβολικά την προσοχή.

Τέλος, δεδομένου ότι η συμπεριφορά των ανώτατων στελεχών δίνει τον τόνο όσον αφορά τη γενικότερη λειτουργία και κουλτούρα μιας εταιρείας, το παράδειγμα που δίνουν θα πρέπει να είναι τέτοιο που να μεγιστοποιεί την παραγωγικότητα όλων των εργαζομένων.

Οι κίνδυνοι του multitasking
Η βαθύτερη αιτία του προβλήματος με το multitasking (την ταυτόχρονη εκτέλεση πολλαπλών δραστηριοτήτων) είναι ότι ο ανθρώπινος εγκέφαλος είναι σχεδιασμένος έτσι ώστε να εστιάζει σε μία δραστηριότητα κάθε φορά. Οταν εναλλάσσουμε δραστηριότητες -ειδικά αν αυτές είναι σύνθετες- η αποτελεσματικότητά μας μειώνεται δραματικά. Σε πρόσφατη μελέτη, οι συμμετέχοντες που επιδίδονταν σε δύο δραστηριότητες ταυτόχρονα χρειάστηκαν μέχρι και 30% περισσότερο χρόνο και έκαναν τα διπλάσια λάθη από εκείνους που ολοκλήρωσαν τις ίδιες δραστηριότητες διαδοχικά.

Στην πράξη, οι περισσότεροι θα ισχυριζόμασταν ότι το multitasking μάς επιτρέπει να ξεμπερδέψουμε γρηγορότερα με κάποια από τα πιο απλά καθήκοντά μας. Σπάνια, όμως, μας βοηθά να επιλύσουμε τα σύνθετα προβλήματα.

Μειώνει τη δημιουργικότητα: Θα μπορούσε κανείς να υποθέσει ότι η διαρκής έκθεση σε νέα πληροφορία μας κάνει, τουλάχιστον, δημιουργικότερους. Ερευνες δείχνουν όμως το αντίθετο. Μία ομάδα του Harvard Business School αξιολόγησε το καθημερινό μοτίβο εργασίας 9.000 ατόμων σε τομείς που απαιτούν δημιουργικότητα και καινοτομία.

Κατέληξαν ότι η δημιουργικότητα είναι πιο έντονη όταν αφιερώνουμε το μεγαλύτερο μέρος της μέρας μας σε μία μόνο δραστηριότητα και όταν συνεργαζόμαστε με έναν μόνο άνθρωπο. Αντιθέτως, ένα πρόγραμμα που κατακερματίζεται σε πολλές δραστηριότητες, συναντήσεις και ομαδικές συζητήσεις έχει αρνητική επίδραση στη δημιουργική σκέψη.

Είναι εθιστικό: Σε περιβάλλον εργαστηρίου, οι ερευνητές έχουν καταγράψει υψηλότερα επίπεδα ορμονών άγχους στα άτομα που επιδίδονται σε multitasking. Σε δημοσκόπηση του Reuters, δύο στους τρεις managers πιστεύουν ότι η υπερπληροφόρηση έχει μειώσει την ικανοποίηση που αντλούν από τη δουλειά τους και έχει πλήξει τις προσωπικές τους σχέσεις.

Παράλληλα, όμως, το ανθρώπινο είδος μοιάζει να έχει αποκτήσει εθισμό στο multitasking. Ποιος δεν έχει παλέψει με την ορμή να τσεκάρει το μήνυμα που φτάνει στο smart phone, ακόμα κι αν κάνει κάτι άλλο εκείνη τη στιγμή;


Σχέδιο δράσης
Εάν το multitasking δεν είναι η απάντηση, τότε τι; Σε συζητήσεις μας με CEOs και άλλα διοικητικά στελέχη που προσπαθούν να βρουν μια λύση, ακούμε τις εξής βασικές στρατηγικές: εστιάζω, φιλτράρω και ξεχνώ. Η πρόκληση στην εκτέλεση μιας τέτοιας στρατηγικής είναι διττή: αφενός απαιτείται μεγάλη πειθαρχία και αφετέρου συντονισμό με την υπόλοιπη ομάδα: ο νέος τρόπος εργασίας θα πρέπει να είναι κοινός για όλη την εταιρεία.

Εστιάζω: Με τον ίδιο τρόπο που επιλέγουμε συνετά ανάμεσα από τα εκλεκτά εδέσματα ενός μπουφέ προκειμένου να μην βαρυστομαχιάσουμε, επιλέγουμε και την πληροφορία που θα «καταναλώσουμε». Οποια ερώτηση και όποιο θέμα μπορεί να παραπεμφθεί σε υφιστάμενό σας δεν θα πρέπει να αποσπά τη δική σας προσοχή από τα ακανθώδη, δυσάρεστα και υψηλής σημασίας προβλήματα που κανένας άλλος δεν μπορεί να αντιμετωπίσει.

Για να μπορέσετε να εστιάσετε την προσοχή σας, ενδέχεται να χρειαστεί να κλείσετε το e-mail, τον browser και το smart phone σας και να ενεργοποιήσετε την αυτόματη εκτροπή όλων των εισερχόμενων κλήσεων στο βοηθό σας.

Φιλτράρω: Το ότι «κατεβάσατε ρολά» σε όλα τα συστήματα επικοινωνίας σας σημαίνει σαφώς ότι το inbox σας θα είναι ξεχειλισμένο όταν θα επανασυνδεθείτε. Κι εκεί ελλοχεύει ο κίνδυνος να «αδειάσετε και το μωρό, μαζί με τα νερά της μπανιέρας». Πέρα από το να χάσετε σημαντικές πληροφορίες, δεν θέλετε να αποτελέσετε σημείο καθυστέρησης του κύκλου ολοκλήρωσης μιας εργασίας.

Με τον ίδιο τρόπο που φιλτράρετε τις αρμοδιότητες και περνάτε αυτές που πρέπει στους υφιστάμενούς σας, θα πρέπει να φιλτράρετε και την πληροφορία. Η καθιέρωση ενός αποτελεσματικού μηχανισμού διαχείρισης της καθημερινής πληροφορίας έχει εξελιχθεί σε κρίσιμο παράγοντα επιτυχίας κάθε ανώτατου στελέχους. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να ενημερώσετε και τους γύρω σας σχετικά με το τι είναι επάξιο του περιορισμένου σας χρόνου.

Ξεχνώ: Ο ανθρώπινος εγκέφαλος χρειάζεται κάποιο downtime για να επεξεργαστεί το νέο νοητικό input που λαμβάνει. Τα περισσότερα στελέχη σήμερα θα αισθανόντουσαν άσχημα αν δεν απαντούσαν σε ένα e-mail μέσα σε 24 ώρες. Ελάχιστοι είναι εκείνοι που αισθάνονται άνετα όταν «κρύβονται» από την ομάδα τους (ακόμα και όταν δεν εργάζονται) προκειμένου να εστιάσουν σε σύνθετα ζητήματα.

Υπάρχει, βέβαια, και η προσωπική ικανοποίηση που προκύπτει όταν νιώθουμε ότι μας χρειάζονται. Ταυτόχρονα, ωστόσο, έχουμε την ευθύνη να επαναπροσδιορίσουμε τον τρόπο λειτουργίας μας και έχοντας συναίσθηση του ότι η υπερπληροφόρηση πλήττει την ποιότητα των λαμβανόμενων αποφάσεων.

Το multitasking δεν είναι ηρωικό, αλλά αντιπαραγωγικό
Καθώς οι τεχνολογικές δυνατότητες για μετάδοση και αποθήκευση πληροφορίας αυξάνονται διαρκώς, αυξάνει και η ψυχολογική πίεση που αισθανόμαστε. Κινδυνεύουμε, μάλιστα, να βρεθούμε να χορεύουμε ένα χορό που γίνεται ολοένα και γρηγορότερος, αλλά που δεν έχει νόημα ή αποτέλεσμα.

Το πρώτο που πρέπει να κάνουμε είναι να εντοπίσουμε τα αίτια που μας δεσμεύουν στο σημερινό μας τρόπο λειτουργίας. Θα πρέπει, για παράδειγμα, να παραδεχτούμε ότι μας ικανοποιεί να απαντούμε σε αιτήματα με ταχύτητα ή ότι η αίσθηση πως είμαστε απαραίτητοι στην επιχείρηση δεν μας επιτρέπει να σταματάμε να δουλεύουμε ποτέ. Θα πρέπει να αναλογιστούμε τα κατά τα άλλα ευγενή αυτά αισθήματα ως προς το μακροπρόθεσμο αντίκτυπό τους στην παραγωγικότητά μας.

Δεύτερον, τα ηγετικά στελέχη θα πρέπει να είναι πιο αποφασισμένα παρά ποτέ όσον αφορά την εστίασή τους στα θέματα που μόνο εκείνα μπορούν να αντιμετωπίσουν, αφήνοντας τα υπόλοιπα για τους άλλους. Η επιλογή των ευθυνών που πρέπει να ανατεθούν σε άλλους προϋποθέτει, σαφώς, προσπάθεια.

Απαιτείται δεξιότητα προκειμένου να εκπαιδευτούν οι άλλοι στην αποτελεσματική ολοκλήρωση των καθηκόντων τους, αλλά και στον καθορισμό ξεκάθαρων προσδοκιών και από τις δύο πλευρές. Εφόσον, όμως, γίνουν αυτά, τα ηγετικά στελέχη θα αποκτήσουν το χρόνο να εστιάσουν αναπόσπαστα στα κρίσιμα ζητήματα.

Τέλος, προκειμένου η προσέγγιση αυτή να έχει αποτέλεσμα, τα ηγετικά στελέχη θα πρέπει να σχεδιάσουν το νέο τρόπο εργασίας μαζί με τις ομάδες τους. Ενας άνθρωπος από μόνος του, ακόμα κι αν είναι ο CEO, δεν μπορεί να το κάνει. Ποιος θέλει να είναι ο μόνος που δεν θα πάρει μαζί του το smart phone όταν θα φύγει για διακοπές; Εάν δεν έχει προηγηθεί σχετική συζήτηση, μια τέτοια πράξη θα μπορούσε να εκληφθεί ως έλλειψη δέσμευσης προς την επιχείρηση και όχι σαν παραγωγική απόπειρα «αποσύνδεσης και επαναφόρτισης».

Τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να έχουν μια κοινή αντίληψη σχετικά με το τι σημαίνει εστιάζω, φιλτράρω και ξεχνώ, αλλά και να αλληλοϋποστηρίζονται, ώστε να δημιουργείται ο χώρος και ο χρόνος που απαιτείται για να αποδίδει ο καθένας στο μέγιστο δυνατό.

CFO Agenda (T. 017)
« 1 2 »
Έχετε άποψη;
Ο σχολιασμός των άρθρων προϋποθέτει την Είσοδο σας στο CFO Agenda Online.
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Δείτε ακόμη...

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σήμερα

Αυτοί που διάβασαν αυτό διάβασαν επίσης

Τα πιο δημοφιλή Topics

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε αυτήν την ενότητα

Οι πιο δημοφιλείς ειδήσεις σε άλλες ενότητες

ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Συνεντεύξεις / Πρόσωπα

 
ΔΙΑΦΗΜΙΣΗ

Topics

Τρόφιμα – Ποτά

Τηλεπικοινωνίες

Goverment

Τουρισμός

Ηλεκτρικά - Ηλεκτρονικά Είδη

Retail

Ευρωπαική Ένωση

Πληροφορική

Μεταφορές / Logistics

Ενέργεια / Περιβάλλον

Κατασκευές

Sales

Ναυτιλία

©2018 Boussias Communications, all rights reserved. Κλεισθένους 338, 153 44 Γέρακας, info@boussias.com, Τ:210 6617777, F:210 6617778